U bent hier

Implementatieplan OmniHisScipio

Hieronder volgt een beschrijving van het proces van de overgang naar OmniHisScipio. Voor een gedetailleerd stappenplan: zie de Installatiepagina.
De data van OmniHisScipio (HisData) wordt centraal opgeslagen bij een hostingpartij. Voordat overgestapt wordt op OmniHisScipio dient dus eerst een hostingpartij gekozen te worden.
De overgang van een ander HIS naar OmniHisScipio wordt in vijf stappen uitgevoerd:

Stap 1. Intake en offerte
Stap 2. Installatie van de software
Stap 3. Proefconversie
Stap 4. Scholing
Stap 5. Opleveren van de definitieve conversie

De activiteiten en op te leveren items per fase laat zich als volgt omschrijven:

Stap 1. Intake en offerte

De implementatie begint met het invullen van een intakeformulier. Het doel hiervan is:

  • gegevens verzamelen ten behoeve van de administraties van OmniHis B.V. en de hostingpartij
  • de praktijk laten controleren of aan hard- en software eisen wordt voldaan
  • voorbereiden op de conversie vanuit het huidige Huisarts Informatie Systeem (HIS) om zodoende de kwaliteit van de conversie te waarborgen

Aan de hand van het intakeformulier wordt een offerte opgesteld. Na ondertekening van deze offerte wordt het traject van de proefconversie gestart.
Wanneer gebruikers afkomstig zijn van een ander HIS kan het zijn dat eerst de offerte wordt toegezonden en pas daarna het intakeformulier.
NB: Het intakeformulier kan pas worden ingezonden als een overeenkomst met een hostingpartij is gesloten.
Stap 1 wordt afgesloten met het doorsturen van het intakeformulier naar de gekozen hostingpartij.

Stap 2. Installatie van de software

Om te kunnen werken met OmniHisScipio is het noodzakelijk om lokaal software te installeren. Dit kan worden uitgevoerd door de eigen systeembeheerder. Ook is het mogelijk om hierover met de hostingpartij nadere afspraken te maken.
OmniHis B.V. stelt voor de installatie ter beschikking:

  • installers waarmee het volgende wordt uitgevoerd:
    • installatie van Omnis Studio 5.0.1
    • benodigde aanpassingen aan de systeemsoftware
    • aanmaak van een werkplekmap met daarin de noodzakelijke onderdelen
  • de laatste productieversie van OmniHisScipio
  • licentienummers om met Omnis Studio te kunnen werken
  • handleidingen 'Aan de Slag' en 'Declareren'

NB: OmniHis B.V. is niet verantwoordelijk voor de lokale installatie van de software.

Stap 3. Proefconversie

Voorafgaand aan een conversie voert OmniHis B.V. altijd een 'proefconversie' uit. Dit gebeurt doorgaans drie à vier weken voor de geplande definitieve overgang.
Het uitvoeren van een proefconversie biedt een aantal voordelen:

  • er is contact gelegd met de hostingpartij, zodat nadere afspraken m.b.t. installatie e.d. kunnen worden gemaakt
  • er wordt gecontroleerd of de backup van de 'oude' gegevens probleemloos is te verwerken
  • er kan worden vastgesteld hoeveel tijd er exact nodig is voor de definitieve conversie
  • de praktijk kan controleren of de gegevens vanuit het 'oude' HIS volledig en correct zijn overgekomen in OmniHisScipio
  • de praktijk kan controleren of het mogelijk is om de gegevens vanuit elke werkplek te benaderen (met andere woorden: de software-installatie kan worden getest)
  • er kan worden geoefend met de eigen patiëntengegevens
  • instellingen voor printers, elektronische communicatie e.d. kunnen op een rustig tijdstip worden ingesteld. Er is immers op dit moment geen tijdsdruk

Met name voor gebruikers, afkomstig van een ander His is het van groot belang dat de proefconversie goed wordt nagekeken. Wanneer er afwijkingen worden geconstateerd kunnen nog tijdig verbeteringen voor de definitieve conversie worden aangebracht.

Stap 2 en 3 worden afgesloten als:

  • vanaf elk werkstation gewerkt kan worden met de proefconversie
  • de proefconversie akkoord wordt bevonden (door het invullen en terugsturen van de cheklist).

Stap 4. Scholing

Om goed te kunnen werken met een nieuw softwareprogramma is het noodzakelijk dat de medewerkers voldoende hebben geoefend.
OmniHis B.V. biedt aan (zie voor meer informatie: cursussen):

  • cursussen voor 1-3 personen om inhoudelijk met de software te leren werken
  • opstartbegeleiding op de praktijk, waarbij geholpen wordt met het instellen van: gegevens van medewerkers, privileges, lay-out rapporten, pagina-instelling, agenda, elektronische communicatie, Vecozocertificaat, fotomap, tekstverwerker etc.
  • telefonische begeleiding op afspraak
  • klassikale specifieke Scipio training

Stap 4 wordt afgesloten als de praktijk in staat is om met OmniHisScipio te werken.

Stap 5. Opleveren van de definitieve conversie

De definitieve conversie kan worden aangevraagd als:

  • vanaf elk werkstation gewerkt kan worden met de proefconversie
  • de proefconversie akkoord is bevonden
  • er voldoende met de nieuwe software is geoefend

De definitieve conversie is een tijdkritisch proces. Vanaf het moment dat de gegevens van het 'oude' HIS ter conversie worden aangeboden worden ingebrachte gegevens in het oude HIS niet meer geconverteerd. Deze gegevens dienen na installatie van OmniHisScipio alsnog handmatig te worden ingevoerd. Tijdens de proefconversie is bekend geworden hoeveel tijd de conversie in beslag zal gaan nemen. Met de praktijk worden afspraken gemaakt om te zorgen dat een en ander zo snel mogelijk verloopt. Stap 5 wordt afgesloten met het opleveren van het definitieve bestand.